There is a license error on this site:
0050568A26D9 is not a valid mac-address
The Web site remains functional, but this message will be displayed until the license error has been corrected.

To correct this error:If you do not have a license file, please request one from EPiServer License Center.
Jobba smartare - inte snabbare | Västsvenska Handelskammaren

Jobba smartare och få mer tid över

Jobbar du ständigt med att komma ikapp? Kommer strategiskt arbete i skymundan av det som måste göras nu? Du är inte ensam. Ann-Christin Gavén berättar om de vanligaste jobbfällorna och hur du undviker dem.

– Många tror att ett bra ledarskap handlar om att kunna allt och att göra det perfekt, men det vi egentligen behöver lära oss är att navigera så klokt som möjligt bland uppgifterna som aldrig slutar komma, säger Ann-Christin Gavén.

- Som chef är det viktigt att man tar sig tid att reflektera över sitt arbetssätt, sin grupp och sin verksamhet. De som tar sig den tiden är de som lyckas bättre, säger Ann-Christin Gavén, organisationspsykolog och verksamhetschef, Hast Utveckling.

Som organisationspsykolog och verksamhetschef på Hast Utveckling möter hon dagligen chefer och anställda som brottas med att få tiden att räcka till. Det ständiga flödet av nya arbetsuppgifter, både hemma och på arbetet, är en utmaning för många. Men också känslan av att aldrig få tid över till strategisk och långsiktig utveckling av verksamhet och personal.

– Chefer har alltid haft mycket att göra, men i dagens informationssamhälle är vi tillgängliga jämnt. Jobbdatorn gör det möjligt för oss att ta med arbetet hem, samtidigt som utbudet på tv och ipad lätt distraherar oss när vi är trötta. Det blir inte samma tid till återhämtning. Många slutar aldrig att jobba, eller jobbar ständigt på att komma ikapp, men det går inte att komma ikapp.

Styr upp möteskulturen

Nyckeln till en bättre balans på arbetet är se över sitt och sin verksamhets arbetssätt och att prioritera bland arbetsuppgifterna. Många av de som upplever att de har brist på tid, säger till exempel också att 70 procent av de möten de går på är bortkastad tid, berättar Ann-Christin Gavén.

Många sitter av möten utan att veta vad som är syftet med dem

– Genom att styra upp vår möteskultur har vi mycket att vinna. Många sitter av möten utan att veta vad som är syftet med dem. Innan man går på ett möte måste man veta om det är till för att informera eller ta beslut. Och när vi tar beslut behöver vi också veta vilken beslutsform vi har, är det konsensus, röstning eller chefen som bestämmer? Vet vi inte det är det inte konstigt att diskussionen tar två timmar.

En annan vanlig tidstjuv är vår mailkorg. Enligt Ann-Christin Gavén kontrollerar vi den i genomsnitt mellan 80 till 150 gånger per dag. Den lockar oss eftersom det händer något där hela tiden, men flyttar fokus från det vi egentligen höll på med, eller hade planerat att göra.

– Det är också viktigt att vi lär oss att kunna släppa det vi inte hinner och det dåliga samvetet över det. Man behöver vara förlåtande mot sig själv och sin omgivning, avslutar Ann-Christin Gavén.

Så tar du kommandot över mailboxen

  1. Stäng av mailaviseringarna i både din dator och mobil, de stör bara din fokus. Är du rädd för att missa något viktigt? Ingen fara, du kommer inte att glömma att kolla din mail under dagen.
  2. Börja dagen med att titta i din kalender, istället för din mail, för att se vad det är du har planerat att göra. Tänk också på din mail som en brevlåda, bara ny post ska ligga där, inte gamla saker eller påminnelser om något du ska göra någon gång.
  3. Sätt upp spelregler för hur ni kommunicerar på er arbetsplats så att alla vet vad de kan förvänta sig. En bra utgångspunkt kan vara att vi alltid ringer eller messar om det är bråttom och att vi i andra fall svarar på interna mail inom 48 timmar och externa inom 24.
  4. Underlätta för dina kollegor genom att komma överens om hur ni betecknar era mail. Hos oss markerar vi mail som vi skickar för kännedom med FYI (for your information) medan det vi förväntar oss att du ska agera på märks FYA (for your action). I det senare skriver vi även vad som är nästa steg, så att det blir tydligt vad vi vill att motparten ska göra.

Vi på Västsvenska Handelskammaren erbjuder tjänster som är av strategisk vikt för att näringslivet ska utvecklas och växa. Hos oss utvecklar du din kompetens, ditt ledarskap och knyter värdefulla kontakter. Vill du veta mer om våra tjänster?

Tjänster för dig i ledande position

Tjänster för dig med VD- och ägarfokus

Här kan du se vad vi erbjuder inom nätverk och utbildningar.