"Det är ju inte meningen att man bara ska prata om något och sedan gå och sätta sig"

Han coachar riksdag, regering och olika företag i talets konst. Retorikexpert Jan Kronkvist delar med sig av de mest väsentliga råden för att fängsla lyssnarna och berättar varför modern retorik betyder så mycket på våra arbetsplatser.

Hur stärker det ledare att ha ett gott retoriskt kunnande och vad kan det leda till?

 – Om det är någon målgrupp som behöver det är det ledare, retorik handlar om motiverande kommunikation. Att engagera medarbetarna i ämnet, höra på deras åsikter och lyssna på förslag, inte bara stå och babbla själv.
 – Ett vanligt misstag, till exempel vid en omorganisation är att man har 20 Power Point bilder, berättar exakt hur omorganisationen ska ske men glömmer svara på frågan varför? Eller att efter 45 minuters monologpresentation säga – frågor på det här? Då har alla slutat lyssna eftersom hjärnan bara orkar lyssna i cirka sex-sju minuter om vi inte är aktiva. Blir vi inte inbjudna att delta slutar vi oftast lyssna.

Är en inledande fråga ett av de bästa retoriska greppen?

 – Frågor är bra, att inleda med en fråga får genast alla fundera på samma sak, det vi ska prata om. Att ha ett budskap är också viktigt, men vi vågar ofta inte sticka ut och säga att så här tycker jag. Vi är ängsliga, hade det funnits VM i konflikträdsla hade vi lätt hamnat på prispallen.
 – När vi har en tydlig åsikt finns rädslan att bli attackerad. Vi vill uppfattas som duktiga och professionella, men när våra åsikter blir ifrågasatta blir det som en attack på vår självbild och det kan slå hårt, därför undviker vi att formulera ett budskap.

 – Vi är inte heller så tydliga, av samma anledning. Vi kanske inte säger vad presentationen ska handla om utan säger `jag ska berätta lite om vad som hänt här på avdelningen…´ Eller så kör man samma inledningsfras varje gång.
 – Att ha ett tydligt budskap är viktigt – det ger en riktning och gör det spännande, dessutom ger det åhörarna något att ta ställning till. Det är ju inte meningen att man bara ska prata om något och sedan gå och sätta sig, tyvärr är det lite så många ser på uppgiften. Istället för en möjlighet att påverka, inspirera och motivera människor.

Vad kan bättre retorik bidra med på en arbetsplats?

 – Den klassiska retoriken bygger på att du står upp, talar inför en grupp och att du ska tala väl. Modern retorik handlar om motiverande kommunikation, något du har nytta av i många sammanhang.
 – Till exempel om du pratar på ett arbetsmöte och säger så här: `Den senaste månaden har vi kämpat oerhört hårt, vi har gjort allt och vi kommer nå resultat snart´. Istället kanske vi säger `ja vi har ju haft en tråkig månad då det inte gått speciellt bra och vi har inte nått resultat´. Du hör skillnaden. Retorik handlar om att nå fram till människor och att motivera. Att som ledare förstå medarbetarna och själva tydligt uttrycka vad vi tycker, då förstår medarbetarna oss.

Hur mycket spelar kroppsspråket in i våra presentationer?

 – Kroppsspråket betyder mycket i början, 57 procent av vår kommunikation, rösten står för 36 procent och våra ord 7 procent. När vi inte känner varandra är orden inte så viktiga, det är däremot signalerna vi skickar med vårt kroppsspråk. Ser vi osäkra ut? Ser vi arga eller glada ut? Inom retoriken säger man att det första man ska göra som talare är att få publiken att tycka om en – folk vi gillar lyssnar vi hellre på. Så i början är kroppsspråket oerhört viktigt.
 – En studie från New York University visar att det tar cirka sju sekunder, sedan har de som lyssnar på oss bestämt sig för om de gillar oss eller inte. Sedan börjar de lyssna. Om de gillar oss, lyssnar de mer positivt på det vi säger, om inte börjar de söka fel eller ifrågasätta. Så efter ca 7 sekunder blir det vi säger viktigt.

Och avslutningen?

 – Egentligen är det två delar. Att summera det viktigaste och att uppmana åhörarna till handling. Retorik handlar om att bygga relationer med de man kommunicerar med och att nå resultat. Och ska du nå resultat, ska du säga till åhörarna vad du vill att de ska göra, ungefär som en säljare säger till en kund i en affär, den här prylen tror jag passar dig och dina behov.

Har du några tips på fiffiga tekniker att fängsla en åhörarskara?

 – Du kan ha en teaser, ungefär som i en film. En bra presentation påminner mycket om en bra film, den fångar oss i början och ser till att vi inte släpper taget. En teaser kan vara något som hänt nyligen eller något du läst i tidningen. Det ska vara något som intresserar och kittlar åhörarna. En teaser kan också vara ”nu ska jag berätta för dig hur du kan bli en bättre chef på två veckor”. Du kan visa en bild som väcker skräck, längtan eller drömmar. Bilder är bra för de talar till våra känslor.
 – Något vi ofta glömmer är det man kallar statushöjare, att helt enkelt presentera sig själv så att de som lyssnar förstår att vi har kunskap och erfarenhet som kan vara givande att höra mer om. Det är vanligt att man börjar sin presentation, men glömmer att säga sitt namn, berätta vad man jobbar med och sin egen koppling till ämnet.